Plnění oznamovací povinnosti

Zaměstnavatelé mají zákonem uloženu oznamovací povinnost, za jejíž nesplnění mohou být pokutováni. Veškerá oznámení se provádějí do 8 dnů (pokud zákon nestanoví jinak) od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, a vždy na formulářích k tomu určených. Pro zasílání formulářů v papírové podobě je zřízena adresa: VZP ČR, P. O. BOX 111, 586 11 Jihlava.

Při plnění oznamovací povinnosti je zaměstnavatel povinen sdělit (§ 25 zákona č. 592/1992 Sb, ve znění posledních úprav):

  • obchodní název,
  • právní formu právnické osoby,
  • sídlo,
  • identifikační číslo osoby,
  • číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platbu pojistného.

Zaměstnavatel fyzická osoba sděluje též:

  • jméno, příjmení,
  • rodné číslo,
  • adresu trvalého bydliště.

Výše uvedené údaje sděluje zaměstnavatel pomocí formuláře Přihláška a evidenční list zaměstnavatele. Na tomto formuláři oznamuje také veškeré změny údajů, a to do osmi dnů od jejich zjištění. Dále oznamuje ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo vstup do likvidace.

Oznamovací povinnost (§ 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění) plní zaměstnavatel pomocí formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele při použití dohodnutých kódů.

1. Nástup do zaměstnání

Zaměstnavatel oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání, ze kterého mu plynou příjmy ze závislé činnosti a funkčních požitků zdaňované podle § 6 zákona o daních z příjmů, a ukončení takového zaměstnání. Prakticky to znamená, že zaměstnance přihlásí dnem nástupu do zaměstnání a odhlásí dnem skončení zaměstnání (viz Poučení k formuláři "Hromadné oznámení zaměstnavatele").

Co je považováno za den nástupu zaměstnance do zaměstnaní, stanoví § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb. v platném znění.

2.  Změna zdravotní pojišťovny

Při změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem se zaměstnavatel odhlásí od platby pojistného u původní pojišťovny (kódem "O") a přihlásí se k platbě pojistného u nové pojišťovny, kterou si zaměstnanec zvolil (kódem "P").

3. Platba státu za zaměstnance

Zaměstnavatel je povinen oznámit za zaměstnance skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit pojistné (odchod do důchodu, odejmutí důchodu, nástup na mateřskou dovolenou, ukončení rodičovské dovolené, atd.). Tyto skutečnosti oznamuje i za zaměstnance, kterému poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu. Pokud zaměstnanec zjistí, že zaměstnavatel výše uvedená oznámení neprovedl, je povinen provést oznámení sám.

Při plnění oznamovací povinnosti sdělí zaměstnavatel jméno, příjmení, trvalý pobyt a rodné číslo zaměstnance, případně jiné číslo pojištěnce.

Všechny zákonem předepsané skutečnosti je zaměstnavatel povinen doložit. Při nesplnění oznamovací povinnosti uvedené v bodech 1) až 3) může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč, za opakované neplnění i dvojnásobek.

Způsob plnění oznamovací povinnosti

Zaměstnavatel vždy komunikuje o všech pojištěncích pojištěných u VZP pouze se svým územním pracovištěm VZP (ÚP VZP), kde provádí oznamovací povinnost a na její účet také odvádí pojistné za tyto zaměstnance.

Při plnění oznamovací povinnosti se zaměstnavatel nejprve u ÚP VZP, zpravidla podle místa mzdové účtárny, přihlásí do registru zaměstnavatelů - plátců pojistného (formulář Přihláška a evidenční list zaměstnavatele - plátce pojistného) a dále vždy, nejpozději do stanoveného data, provádí hromadně oznámení o svých zaměstnancích, pojištěncích VZP, buď na papírovém formuláři HROMADNÉ OZNÁMENÍ ZAMĚSTNAVATELE (xls) (předává se do 8 dnů od změny), nebo na magnetickém médiu (disketě) v datovém rozhraní VZP předává se v termínech dohodnutých s ÚP VZP). Zaměstnavatel je také povinen zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech, a to najednou za uplynulý kalendářní měsíc, vždy nejpozději do 5. dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

Postup zaměstnavatele v případě, když zaměstnanec změní zdravotní pojišťovnu

Jestliže zaměstnanec změní zdravotní pojišťovnu, je to podle zákona povinen zaměstnavateli sdělit do osmi dnů. Ten se za něj u dosavadní pojišťovny pomocí formuláře HROMADNÉ OZNÁMENÍ ZAMĚSTNAVATELE odhlásí od platby pojistného (kódem "O") a u nové zdravotní pojišťovny se za něj přihlásí k platbě pojistného (kódem "P"). Je třeba zdůraznit, že odevzdáním formuláře HROMADNÉ OZNÁMENÍ ZAMĚSTNAVATELE s vyplněným kódem "P" zaměstnavatel neprovádí registraci svých zaměstnanců u zdravotní pojišťovny, pouze se přihlašuje k platbě pojistného. Registraci provádí jen u cizinců (i občanů ČR), kteří na území ČR nemají trvalý pobyt (kódem "C" nebo u pojištěnců z EU kódem "E" - viz dále).

Postup zaměstnavatele v případě, kdy do zaměstnání nastoupí osoba bez trvalého pobytu v ČR

Jestliže do zaměstnání nastoupí osoba bez trvalého pobytu v ČR (má nárok na účast ve veřejném zdravotním pojištění jen po dobu, po kterou je zaměstnána u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem v ČR), zjistí zaměstnavatel, kterou zdravotní pojišťovnu si zvolila. Pokud se osoba rozhodla pro VZP, oznámí to zaměstnavatel ÚP VZP kódem "C" s uvedením data nástupu do zaměstnání, případně   předloží doklad o povolení k zaměstnání.  VZP pak přidělí takovému zaměstnanci zvláštní číslo pojištěnce a vystaví "zelený" průkaz pojištěnce, který předá zaměstnavateli. Jakmile takový zaměstnanec ukončí zaměstnání, odhlásí se zaměstnavatel za něj od platby pojistného kódem "O", odejme zaměstnanci průkaz pojištěnce a odevzdá ÚP VZP. Pokud se zaměstnavateli nepodaří průkaz odebrat, protože bývalý zaměstnanec průkaz ztratil, nebo se k zaměstnavateli vůbec nedostavil, sdělí zaměstnavatel tuto skutečnost územnímu pracovišti VZP.

Obdobný postup se použije pro osoby pojištěné na základě Nařízení EU č. 1408/71, 574/72 s tím rozdílem, že zaměstnavatel oznamuje první přihlášení zaměstnance, občana EU kódem „E“, v případě, že již má přiděleno číslo pojištěnce, kódem „A“.