O některých pojištěncích, za které je plátcem pojistného na zdravotní pojištění stát, přebírá VZP hromadně údaje od státních orgánů nebo jiných právnických osob (§ 27 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb) - dále jen institucí. Předávání údajů může probíhat dvojím způsobem:

1. na papírovém formuláři – používají se formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele, kde v nadpisu místo slova "zaměstnavatele" se uvede slovo "instituce",

2. na magnetickém médiu (disketě), přičemž musí být dodrženo datové rozhraní VZP, určené pro instituce této metodiky.

Formulář Hromadné oznámení instituce se vyplňuje stejně jako formulář Hromadné oznámení zaměstnavatele, pouze sloupec kód je vyplňován odlišně:

Kód – kód změny (1 znak): "+" zařazen do evidence, "–" vyřazen z evidence.

Termín předávání je v případě oznámení na papírovém formuláři do 8 dnů od změny, která se oznamuje, při předávání na magnetickém médiu do 5. dne v měsíci, případně dle dohody s příslušným  ÚP VZP v jiný den měsíce.