Dále popsané datové rozhraní VZP ČR je určeno zaměstnavatelům, kteří zvolili možnost předávání dokumentu HROMADNÉ OZNÁMENÍ ZAMĚSTNAVATELE elektronicky.   VZP pro přijímání i předávání dokladů na elektronickém médiu předepisuje textové soubory (kódování v PC LATIN2).

Předávání údajů do VZP je možné také prostřednictvím Portálu VZP, ale pro předání údajů tímto způsobem  platí odlišné zásady (viz Informace o registraci na Portále VZP ČR).

Zaměstnavatel předává médium s průvodním listem, buď ve formě dopisu nebo opisu elektronického souboru (originál + kopie), kde uvede:

• číslo plátce,

• label diskety,

• standardizovaný název souboru včetně přípony,

• počet záznamů (vět),

• razítko organizace jméno a podpis zodpovědného pracovníka.

Originál dopisu pracovník ÚP VZP potvrdí, kopii si ponechá.

Přijímaná média

VZP přijímá  standardní diskety 3,5 palce, 1,44 MB. Soubory je možné po předchozí dohodě předat též na CD.

Obecné zásady

Na každém médiu jsou jen takové textové soubory, které jsou určeny k aktuálnímu (nikoli opakovanému) zpracování. Jednotlivé věty jsou od sebe odděleny znaky "posun vozíku a nová řádka" (CRLF).

Název textového souboru má předepsané standardní jméno:

ICO.aa, kde ICO je identifikační číslo - 8 znaků

aa je číslo vnitřní organizační jednotky - 2 znaky

Formát věty

Od roku 2005 se v předávané větě vyskytuje 8 atributů:

Všechny atributy věty jsou znakové, mají pevnou délku a nejsou odděleny delimitory.

Atributy věty

Popis atributů věty je ve tvaru: "zkratka", "typ", "délka", "popis". Typ "C" je znakový atribut.

KOD C 1 Kód změny - viz  Poučení k formuláři "Hromadné oznámení zaměstnavatele" na stránkách www.vzp.cz.

CPOJ C 10 Číslo pojištěnce VZP:

1. u zaměstnanců s trvalým pobytem v ČR číslo z průkazu pojištěnce (ve většině případů shodné s rodným číslem). U devítimístných čísel musí být na 10. pozici doplněna mezera;

2. u zaměstnanců bez trvalého pobytu v ČR (z EU i mimo EU): - při prvním přihlášení se uvedou údaje o pohlaví a datu narození ve tvaru PDDMMRRRR na 10. místě doplněné mezerou, - při dalších hlášeních se již uvede číslo přidělené pojišťovnou;

PRIJM C 30 Příjmení;

JMENO C 24 Jméno;

DAT  C 8 Datum změny - datum přihlášení, datum odhlášení (DDMMRRRR, např. datum 9. 5. 2000 se zapíše jako 09052000). Jsou povoleny pouze číslice 0 až 9. Tečky mezi dny a měsíci se nepíší (pozn.: do 30.9.1999 se používal zkrácený počet znaků - pro rok byla vyhrazena jen dvě místa);

ULICE  C 30  Název ulice včetně čísla popisného adresy trvalého pobytu zaměstnance,  pokud adresa trvalého pobytu neobsahuje název ulice, uvede se číslo popisné u názvu obce;

OBEC  C 30  Název obce trvalého pobytu zaměstnance;

PSC  N 5  Poštovní směrovací číslo.

Musí být vždy zadáno PSČ a obec. Údaj o  ulici není povinný, v případě, kdy adresa neobsahuje ulici.  U zaměstnance bez trvalého pobytu v ČR  mohou být údaje o adrese  prázdné (v souboru vyplněné mezerami), je však možno také uvést u zahraniční adresy trvalého pobytu kód státu za název obce.

Příklady přípustných vět

Od 1. 10. 1999 jsou přípustné již jen věty, které mají pro datum změny vyhrazeno 8 míst. V průběhu roku 2005 je ještě přípustné použití dvou typů datového rozraní - s rozšířením o adresu nebo bez tohoto rozšíření (vždy na celý soubor).  Příklady přípustných vět.