Pojištěnec VZP komunikuje přednostně se svým mateřským územním pracovištěm VZP (ÚP VZP) v okrese trvalého pobytu. Některé úkony, jako splnění některých druhů oznamovací povinnosti nebo provedení změny zdravotní pojišťovny, může pojištěnec VZP provést v kterémkoli ÚP VZP. Pojištěnec – samoplátce (OSVČ, OBZP) si může zvolit za své mateřské územní pracoviště  i jiné ÚP VZP než v okrese trvalého pobytu.

Za nezletilé osoby plní oznamovací povinnost jejich zákonný zástupce (zpravidla rodič), za osoby bez způsobilosti k právním úkonům soudem určený opatrovník. Za bezmocné plní oznamovací povinnost zplnomocněný zástupce. Pokud za pojištěnce plní oznamovací povinnost jiná osoba (některý z manželů, rodinný příslušník nebo známý) musí předložit plnou moc, kterou ho pojištěnec k takovému úkonu zmocňuje. Pokud je pojištěnec zastupován při jednání týkajícím se placení pojistného, vyúčtování zaplacených záloh, sankcí za neplnění povinností, změny zdravotní pojišťovny apod., předloží zastupující osoba úředně ověřenou plnou moc. Úřední ověření plné moci se nevyžaduje, předkládá-li plnou moc pro zastupující osobu osobně sám klient.

Úmrtí pojištěnce oznamuje Centrálnímu registru pojištěnců obecní úřad pověřený vedením matriky. Ten také oznamuje i narození dítěte, ovšem pouze pro účely zařazení do Centrálního registru.

Zaměstnaný pojištěnec, který nevykonává samostatnou výdělečnou činnost a není osobou, za kterou platí pojistné i stát, se musí o své zdravotní pojištění starat pouze minimálně, většinu oznámení a platby pojistného provede zaměstnavatel, případně zaměstnavatelé, má-li více zaměstnání. Pokud zaměstnanec zjistí, že některá oznámení, která musí podle zákona provádět zaměstnavatel, nebyly zaměstnavatelem provedeny, je povinen provést oznámení sám.

Veškerá oznámení pro ÚP VZP se provádějí zásadně na formulářích VZP

Oznámení je nutno provádět do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje. Pouze u oznámení změny jména, příjmení, trvalého pobytu nebo rodného čísla je stanovena delší lhůta - 30 dnů ode dne, kdy ke změně došlo.